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基于金蝶K/3 ERP系统的条码应用—英科新创物流管理解决方案

企业简介

英科新创(厦门)科技有限公司是一家专业的体外诊断试剂生产厂家,公司创建于1989年,是由香港ITH英科控股公司在厦门独资创办的生物高新技术企业。拥有美国旧金山新产品开发实验室、北京生物活性原料研发基地和厦门占地三万平方米的现代化GMP标准厂房,公司主要经营范围包括酶联免疫诊断试剂、胶体金免疫快速诊断试剂、临床生物化学诊断试剂和分子诊断试剂等。产品远销50多个国家和地区,受到广泛好评,主要产品被列入国家临床检验中心、世界卫生组织(WHO)和联合国儿童基金会采购名录。


管理难点

厦门英科新创公司运行金蝶K/3ERP系统多年,IT运维管理日趋成熟,但在局部业务细节上,ERP系统尚存在管控的空白点。一直以来,物流发货部门的出库、装箱、发货乃至运费结算都停留在手工作业阶段,物流人员的业务熟悉程度、人员素质等问题直接决定了物流的服务质量,随着公司业务规模的快速增长,物流部门业务量也急剧上升,手工作业带来的各种弊端逐步体现,错发、漏发事件频现,客户投诉不断,物流服务质量直接影响了公司的正常销售业务。


解决方案

为彻底解决物流管理问题,公司高层对物流管理架构进行改组,并下达了整改目标,拟定了一整套的整改思路,梳理出新的业务流程,并同IT部门、厦门金蝶密切协作,***终形成了符合企业业务实际、体现管理需求的IT解决方案。本人作为英科新创的ERP软件工程师,全程参与此项目的实施。此方案在金蝶K/3 ERP软件 (Wise 12.1 版本)基础上,定制一套物流管理软件,通过条形码技术,实现产成品出入库控制、物流装箱控制、物流商交接及托运管理、随货发票管理等功能,同时也实现了物流商的选择由系统全程控制,完善了货物的重量管理流程,大大提高了物流运费管理的透明度,并提供销售串货追查等功能。同时,物流系统同K/3 ERP系统也实现无缝整合。

物流运输商控制:确保发给指定地点的货物运输商由系统控制,排除人为选定的管理弊端;

防止错发:在销售出库时,确保将批号正确、数量正确的产品、随货发票准确无误地发给客户;

重量控制:实现装箱及交接时的称重匹配,同时系统内置标准重量,确保货物重量无误,有效控制物流运费;

托运单管理:每日货物与物流运输商交接完毕后,自动生成托运单凭据,避免人工填写带来的种种问题;

交期追踪:根据物流运输商反馈的货物交付情况,自动生成报表,追踪货物的交期;

窜货追踪:通过产品条码可以查询与该条码相关的物流信息,如:出库人、客户、日期、品种、数量、单据号等信息,便于后续追踪;


关键业务流程设计

 

根据公司产品条码情况,在BOM/客户—BOM中维护是否条码管控;投放生产任务单时,系统自动根据BOM进行判断是否条码管控,自动分配条码段至任务单、投料单;生产领料时将相关条码指令传递给喷码组进行条码喷绘并生产;

产品生产完毕入库时,审核产品入库单,将对应任务单的已分配条码段、物料代码、批号、任务单号等相关信息存储进条码记录表中。该表为项目核心表,后续条码扫描校验(如物料、批号校验、是否需要条码扫描等)都根据该表进行校验判断;

销售/其他出库单审核时,系统根据物料代码+批号为条件,通过与条码记录表的匹配,自动判断是否条码校验,并套打出库单传递于物流备货、装箱;

条码系统装箱扫描产品盒条码时,系统自动识别是否与出库单信息匹配(如物料、批号、数量等),装箱完毕提交后自动打印形成箱贴(包含箱子编号的条码、箱重量、箱内产品名称、数量、收货单位、运输商等)用于贴在运输箱外,以便收货单位、物流运输商收发识别,提高公司和产品包装形象。


应用成效

经过英科新创和金蝶公司的精诚合作与共同努力,金蝶K/3二次开发项目——条码管理系统的开发和实施工作取得了预期成果,条码技术的应用在英科新创公司取得了明显成效,主要体现以下方面:

条码化的仓库管理系统初步形成,仓库的整体运作水平得到提高

系统的集成化,使得无论是流程上下游部门(销售客服、物流部、财务开票等)或是部门内不同岗位(制单、备货、装箱、交接、托运等)间的工作内容紧密结合在一起,规范的业务流程被固化到系统中,使得各环节、各岗位的职能清晰,实现了各司其职、各尽所能,并在系统中完成实时的业务流转及衔接。信息流转的实时性使得各岗位无论是工作效率、质量都得到提升,详细的操作记录记载着每一个操作员的每次操作,很大程度上减少甚至杜绝了相互推委责任的现象。物流业务的各环节的状态信息能在系统中直接体现出来,各环节的员工、主管均能在自己的岗位上感知到某个业务流的实时状态并能及时处理业务信息,大幅度提高物流仓库部门业务透明度及管理可控性。

物流作业效率提高,配送差错率大幅降低

通过对每个出库产品的条码扫描,有效的消除人为因素导致的差错,通过系统控制,确保将批号正确、数量正确的产品、随货发票准确无误地发给客户,并能够追溯产品的物流信息以达到防窜货的管理目的。在运输箱上由标准格式标签替代‘手写’,根据标签上的到货城市、收货单位、运输地址、联系电话等信息,物流运输商能清楚明了地直接送货到户,有效地提高了物流运输商的效率,也杜绝了手写单位(地址)的误写、模糊的可能性。每日货物交接完毕后,自动生成托运单,也避免人工填写带来的种种问题。

另外,在装箱及交接环节,系统操作简单易用,并置入了人性化的语音操作提示。系统在关键操作点上均设置了语音提示,使得操作人员能在******时间感知出错信息,及时纠正各类操作问题,很大程度避免了人为的操作失误。

客户满意度上升

由于系统上线有效地遏制了配送差错率,使得针对物流问题的投诉逐步降低;另外,运输箱外贴标准化的标签,将客户名称、编号、地址等信息标注清楚明确,不但使得运输商送货员把产品送错客户的现象明显减少,而且也提高了公司的形象,增加了品牌价值。客户还可通过提供每一盒产品上的条码编号,获取到该产品从生产到入库、出库、运输的一系列流转信息,体现了我司在管理上精益求精、对客户负责的专业精神。

解决了公司监管层对物流仓库的管控真空

物流系统的实施,对于公司推行精细化管理工作,对将来物流仓库班组的绩效考核、以及物流运费管理、成本控制都有非常重要的意义。系统控制能确保货物运输商选定符合公司的物流制度,排除人为选定的管理弊端。系统实现了装箱及交接时的称重匹配,同时根据内置标准重量,能对货物重量进行对比监控,使得物流运费管理更加透明,并能得到有效的控制。企业管理人员也可通过系统随时了解产品出库、备货、运输等物流状态信息,及时地进行工作调整以解决各环节出现的问题,也能根据物流商反馈的货物交付情况,追踪货物的交期,从而提高物流服务质量。


客户感言

“该项目通过信息系统的实施及现场工作流程的改造,大大降低发错货、放错发票等事件的发生概率,对物流商的选定、运输重量控制及货物交期也纳入了系统管理,实现了运费管理的透明化,并对销售防窜货提供有效的追踪,消除了许多人为因素和管理缺陷,对提升物流服务质量、降低物流货运成本有着重要的现实意义。IT部门在这项物流改革任务中承担IT项目实施管理工作,***终实现了流程固化、管理思想落地的预期目标.。” ——信息部经理李健先生给出了满意的评价